מכירים את המושג – multi tasking? האמירה הראשונה המתקשרת עם המושג היא –”לנשים יש את זה ” : להן יש את היכולת לבצע מס’ משימות בעת ובעונה אחת על הצד הטוב ביותר. ובכן החדשות הטובות הן שלכל אחד מאתנו גברים ונשים כאחד יש יכולת לייעל את ההתנהלות היומית שלנו .
מקומות עבודה רבים מתמודדים עם השאלה- האם באמת עודף משימות מוביל לפרודוקטיביות? אני תוהה אם המשוואה הזאת באמת נכונה……
מחקרים שנערכו בעולם בנושא פרודוקטיביות מצביעים על פרדוקס- מצד אחד בניית קריירה הינה מאפיין של הרצון להתפתח ולהגיע להישגים אך יחד עם זאת אם נבדוק כמה שעות ביום באמת מקדישים עובדים לעבודה נגלה שמעט מאוד. לפי הסקר חדש productivity killers 52% מהזמן מבוזבזים על שיחות טלפון והודעות טקסט שאינם קשורים לתפקיד שלא לדבר על ביקורים ברשתות החברתיות וגלישה באינטרנט התופשים בין 35%-45% מהזמן ….
אז איך מתמודדים עם הנתונים הבעייתיים האלה? תומס אדיסון אמר פעם- “זמן הוא המשאב היחידי שלכל בני האדם יש במידה שווה, והיחיד שאף אחד לא יכול להרשות לעצמו לאבד או לבזבז.” אם נבין את קודי ההתנהלות של אנשים פרודוקטיביים באמת, אולי נקבל תמונת מצב ברורה יותר שעשויה להועיל לנו לשדרג את אופן ניהול הזמן שלנו גם בעבודה וגם בחיים האישיים. להלן מס’ טיפים ישימים.
- הכינו לו”ז למפרע לכל השבוע והיצמדו לביצוע המטלות שכללתם בו. על מנת שהלוז יהיה אפקטיבי במידה מקסימלית מומלץ לצרף דף מעקב שבועי שבו תכתבו את כמות המשימות השבועית אותה ביצעתם . במילים אחרות, קוד המפתח להתייעלות הינו סדר וארגון.
- דחיינות הינה תכונה שכל אחד מאתנו חווה או חווה במהלך החיים. אבל אצל אנשים פרודוקטיביים המושג דחיינות אינו קיים. יתרה מזאת, אנשים המנצלים זמנם ביעילות יעדיפו להפטר מאותן משימות שפוטנציאלית עלולות לבזבז זמן יקר ולזלול אנרגיות וכך לפנות מקסימום זמן לדברים חשובים.
- כאן המקום להמליץ לערוך רשימה המבדילה בין “חשוב” “צריך, “ודחוף” זוהי הדרך לתעדף מטלות שאינן דחופות לתחתית רשימת המטלות לביצוע.
- כפי שציינו זוללי האנרגיות הגדולים מכולם הם הודעות הטקסט וגלישה באינטרנט, ע”מ להתייעל הקצו זמן ידוע מראש במהלך יום העבודה לעבור ולבדוק דוא”ל וכך בשאר הזמן תהיו פנויים ותוכלו להבטיח רצף עבודה איכותי.
- התרכזו במשימה אחת כל פעם ,כך תבטיחו מקסימום ריכוז לביצועה
- על מנת לרדד עומסים מיותרים מצאו קולגות בעבודה עימם ניתן יהיה להתחלק בנטל. כך בו זמנית גם תעודדו אווירה של שותפות והדדיות וגם תשפרו את התדמית האישית שלכם.
יישום הטיפים המצוינים במאמר זה יגרום לשינוי מהותי בהתנהלות האישית והמקצועית שלכם ותגלו ש” 24 שעות ביום הן המון זמן אם יודעים להתנהל נכון “.