מנהלים ובכירים רבים מתקשים להסתגל לאחד הצדדים היותר פומביים של העבודה שלהם – עמידה מול קהל כדי למסור מידע כמו פרזנטציה, ניהול דיונים, הרצאה כלשהי, תדרוך או briefing. זה יכול להיעשות מול קבוצה קטנה של מנהלים וזה יכול להיות מול אולם מלא. אם התדרוך לא נעשה כהלכה והעובדים והעמיתים לא קיבלו את המסר המדויק זה עלול לפגוע בארגון או בחברה ובמטרותיה העסקיות. אם הפרזנטציה מול הלקוחות הפוטנציאליים לא התקרבה אפילו לרמה המקצועית של החברה רק בגלל פחד קהל וחוסר מיקוד ובנייה נכונה של ההרצאה, החברה או הארגון יאבדו לקוחות ועסקאות. מכאן נובעת חשיבות הידע כיצד לנהל דיון קבוצתי.
ניהול דיונים – יותר משיחה בין עמיתים
מלבד עמידה מול קהל ומסירת מידע בתוקף התפקיד הבכיר והניהולי, עליכם לנהל דיונים מדי פעם, וההבדל הדק לעתים שבין שיחה לדיון לא תמיד נהיר לאלו המנהלים אותו.
דיון הוא כל רב שיח מקצועי כלשהו, שבו משתתפים אחדים דנים בצורה עניינית בנושא מסוים, תוך כדי מסירת כל העובדות והנתונים ההכרחיים ופיתוח דיון על כך בצורה פרודוקטיבית. התוצאות הרצויות לדיון כזה צריכות להיות תחושה של הישג בכך שמיציתם את הנושא בצורה חיובית מכל הצדדים. כלומר, הצלחתם לדון בכל מה שהיה חשוב לדון בו מבלי לגלוש לעניינים אחרים ולבזבז זמן יקר. כמו כן, דיון שמנוהל היטב הוא דיון שבו הקפתם את הנושא על כל מה שעקרוני וחיוני לדון בו באופן כזה שהעניק פתחון פה והזדמנות להתבטאות לכל הנוגעים בדבר.
דיון ותדרוך עם שאלות
חשוב שבדיון כזה לא יהיו אנשים שירגישו שלא הצליחו לקבל את ההזדמנות שלהם לתרום לדיון או לתת את זווית המבט שלהם בנושא הנידון.
לעומת ניהול דיונים, תדרוך וbriefing – הם אמנות השליטה בחומר. תדרוך מחייב דיון מסוים ואמנות ניהול שאלות כדי לוודא שהעברת הנושא לכולם עברה בהצלחה מרובה. כדי לעשות זאת צריך ללמוד לארגן את החומר לפי הדגשים ,עיקרי דברים וסדר החשיבות, ולוודא שהם מנוסחים בצורה בהירה ככל האפשר.