“החיים במה ואנחנו השחקנים”, וויליאם שייקספיר
המשמעות היא, שאתה מופיע כל הזמן מול לקוחות ,ספקים ואחרים. לכל פרזנטציה שכזו יש מטרות ויעדים מוגדרים מראש, וככל שתהיה מתוכננת ומובנית כך תהייה אפקטיבית ומשפיעה יותר.
התנאים לפרזנטציה טובה ואפקטיבית
קיימים שלושה דברים בסיסיים שעליך להביא בחשבון בבניית פרזנטציה: הפרזנטור, נושא הפרזנטציה וקהל המאזינים.
הכר את עצמך
אחד הגורמים המהותיים להצלחת הפרזנטציה הוא לשדר כלפי קהל המאזינים ביטחון עצמי ובקיאות לגבי הנושא המדובר באמצעות טון הקול ושפת הגוף שלך. עליך להיות גמיש לשינויים, לדעת כיצד לאלתר ומתי להגיב.
הכר את הנושא
אם לא תראה לקהל המאזינים כי אתה מכיר את הנושא המדובר על בוריו, אף אחד לא יאמין לדבריך לא משנה עד כמה כריזמתי אתה נשמע.
הכר את קהל המאזינים
על מנת להתאים את הפרזנטציה אל קהל היעד, השתדל תמיד לבדוק מי המאזינים ומה הרקע שלהם. במהלך הפרזנטציה, שמור על קשר עין עם כל אחד, בחן את שפת הגוף של קהל היעד,נתח את המסרים הגלויים והסמויים ובדוק צורך לביצוע שינויים.
טיפים להעברת פרזנטציה באופן מוצלח:
- הכנה טובה
המפתח לפרזנטציה טובה הוא הכנה טובה. את קהל המאזינים לא מעניין החומר שאתה מציג באמצעים הויזואלים במהלך הפרזנטציה אלא כולם מטים אוזן לדברים שאתה אומר. הימנע מהצגת מלל רב במצגת הויזואלית ודבר כמה שיותר על הנושא. לשם כך מומלץ להתכונן היטב מראש.
- קשר עין ושפת גוף
כוחה של התקשורת הלא מילולית בלתי ניתן לערעור ובעל השפעה רבה על יעילות הפרזנטציה. החשיבות היא ביכולת לקרוא את הקהל.,באמצעות שמירה על קשר עין ואבחון שפת הגוף שלו, מבלי שיאמר מילה, ובכך להתאים את המסרים תוך כדי המצגת.
- שיתוף הקהל ויכולת הקשבה
דרך מצויינת ליצירת אינטראקציה היא לתת לקהל להעלות ספקות ולדבר. זה מעצים את הביטחון העצמי, הביטחון בנושא ובקהל עצמו. הקשב לקהל שלך ותן להם את ההרגשה כי דעתם נחשבת. אם הדיון מתלהט, תמיד תוכל להרגיע את הרוחות באמצעות סיפור או אנדוקטה משעשעת. כמובן, אל תשכח להשאיר זמן לשאלות.
- יכולת אימפרוביזציה
החשיבות בהכרת הכלי הזה היא בגמישות שהיא מאפשרת לערוך שינויים במהלך הפרזנטציה, כמו במקרים בהם הקהל לא מראה עניין או אכפתיות לגבי הנושא המדובר ויש צורך לאלתר ולפעול מתוך” הכאן ועכשיו”.