פרזנטציה הינה העברת מסרים והצגתם בצורה משכנעת
להלן מספר כללים לבניית פרזנטציה עסקית ואישית:
- התחל בהצגה עצמית קצרה, אך הקפד לא להיסחף ל”חיים שכאלה”.
- מסגר מראש את הפרזנטציה, כך ידע הקהל למה לצפות ואתה במקביל תיצור תחושה של סדר וארגון הנחוצים גם לך כמעביר הפרזנטציה.
- בנה פתיח עוצמתי על מנת לבסס רושם ראשוני דבר שיכול להוות יתרון משמעותי להמשך הפרזנטציה. הפתיח יכול להיות דוגמת המחשה, סיפור רלוונטי, בדיחה שתוביל להמשך הדברים או אפילו teaser על מנת להעלות מיידית את עקומת הקשב. ישנם פרזנטורים שיבחרו ליידע את קהל השומעים בעובדות רלבנטיות פחות מוכרות לציבור ובכך יסקרנו את קהל היעד לשמוע דברים נוספים. במילים אחרות, הפתיח עוזר לך “להרוויח” את מקומך כפרזנטור.
- מומלץ להשאיר את השימוש במצגות לחלק מתקדם יותר של הפרזנטציה, היות ובניית אמון תקשורתי בינך לבין קהל השומעים הינה בעלת חשיבות מכרעת בשלב זה.
- כל פרזנטציה צריכה לכלול מספר הדגשים. רצוי שיהיו שניים או שלושה ולא יותר על מנת לא להעמיס על קהל השומעים ולהשיג תוצאה הפוכה לזו הרצויה. כל הדגש הוא משפט מפתח ומשפטים תומכים המבססים אותו. במובן זה כל פרזנטציה משולה ליצירה מוסיקאלית המתחלקת ל”ביטים” (מקטעים) כאשר לכל ביט יש כוונה ופעולה אחרת שאתה כפרזנטור בא לעשות על השומע. ככל שיהיו לך כוונות שונות כך יגדל הגיוון של המסרים שאתה מעביר ויקל על השומע. דוגמאות לכוונות משתנות יכולות להיות: אני בא ליידע אותך, אני בא לרתק אותך, אני בא להסתודד איתך, אני בא ללמד אותך, אני בא להצחיק אותך וכדומה. כך יתאפשר לך להפתיע, לגוון ולחדש העומדים בבסיס כל פרזנטציה מנצחת.
- בסיום הפרזנטציה ערוך איסוף של הדברים שנאמרו, המסגור חשוב לא פחות ממה שעשית בתחילת הפרזנטציה. השאר זמן לשאלות כמובן ואל תשכח לסיים במשהו מעורר מחשבה על מנת לתת טעם של עוד. כדאי לזכור בהקשר זה שכל סיום הוא בעצם פתח להתחלה חדשה. בנוסף, סיום עוצמתי מכיל קריאה לפעולה.
- העידן המודרני בוא אנו חיים יוצר קשיים שלא הורגלנו להתמודד עימם קודם לכן. אחד הקשיים בא לידי ביטוי בשימושים הלשוניים של הפרזנטור. לפעמים אפילו המילים נגמרות, התארים הופכים למוגבלים, מילות הקישור לא קשורות, הפעלים מעייפים וכל מה שנשאר אלה הברות שמנסות להעביר איזה רעיון שגם הוא בעצמו לא ממש מובן. הרי אנו יודעים שאין תרופה יותר טובה מאשר גיוון הנוף…
קיימות תבניות לשון ודפוסי שפה המעצימות השפעה אצל קהל השומעים. על כל פרזנטור להיות מסוגל לכלול כמה שיותר תבניות לשון בדבריו. כמובן שאפיון מראש של קהל היעד הכרחי על מנת להתאים את המסרים. במידה והפרזנטור לא הצליח מראש לאפיין את קהל היעד שלו עליו לתכנן את מסריו ולבנותם על כמה שיותר ערוצי שדר ועל כמה שיותר דפוסי שפה.
- כל פרזנטציה מוצלחת משלבת מספר גורמים מעוררי עניין. המומלץ מכולם בנוסף על מצגות זה סיפורים רלוונטיים. דווקא בעידן ההייטק שבו המגע האישי נשאר עזוב השימוש בסיפורים הוא גורם מקרב. אנשים מזדהים עם סיפור דבר שיוצר הרבה פעמים תחושה של קירבה ושיתוף. בנוסף סיפור אינו רק מספר עלילה, סיפור יוצר עלילה, אנשים נפעלים מסיפור ובזה כוחו ועוצמתו.
- השימוש במיומנויות קוליות ובשפת גוף התומכת במסר המילולי היא המעלה או המפילה את עקומת הקשב אצל השומע.
לסיכום, מה שהופך פרזנטציה למשכנעת הינו: מיקוד, רלוונטיות, תוכן רגשי, דוגמאות, המחשה, גיוון, והכי חשוב: קשר עם הקהל.
פרזנטור מצוין הוא זה המסוגל לרתק ולהקסים את קהלו, כזה המגוון את מסריו, זה המסוגל להבחין בסוג הקהל ולהתאים את מסריו, זה בעל היכולת הוורבאלית לבטא את מסריו על כמה שיותר ערוצי שדר.