יושבים שעות מול הפוואר פוינט? תוהים איך בונים מצגת אפקטיבית?
יושבים מול הפאוור פוינט, כותבים, מוחקים, מוסיפים אפקט, מורידים, מתחבטים ומתלבטים ללא סוף איך לבנות מצגת שלא תשעמם את כולם שתהיה עדכנית ומלהיבה?
סיפור אמתי וקצר על איש עסקים ידוע:
שתי חברות התחרו על אותה עסקה. חברה אחת הציגה במשך 4 שעות מצגת איכותית ומורכבת ובה מנתה את איכויות החברה ומוצריה, כולם הנהנו ונהנו לאורך כל הפרזנטציה. בשורה התחתונה הרושם היה טוב, אך זה לא עזר, הם לא קבלו את העסקה.
בחברה השנייה הפרזנטור התייעץ לפני כן עם אנשי מכירה ושיווק שאמרו לו מפורשות “תעשה את זה קצר, אל תספר על עצמך שעות, תן לנו להבין רק במה אתה יותר טוב מאחרים”. זהו. הפרזנטציה הנוכחית כללה 4 שקופיות: ברוכים הבאים, השירות, יתרונות החברה מול מתחריה, וסיום.
התוצאה? איש העסקים שלנו זכה.
אחד הדברים החשובים ביותר בכתיבה היא היכולת לומר לא את מה שאתה רוצה שישמעו אלא את מה שמעניין באמת את הצד השני לשמוע. ומה שמעניין את השני לשמוע זה בדרך כלל מעט מאוד מכל הפרזנטציה הארוכה שרוב האנשים מכינים, אם דיברת הרבה זה לא אומר שהבהרת יותר את הנקודה, לעיתים זה רק מבלבל ומונע את המיקוד הנחוץ לשומעים להבין את המסר החשוב ביותר.
שים את עצמך במקום הצופה
כשאתה מתכנן פרזנטציה, שים את עצמך במקום של הצופה, חשוב מה באמת היית רוצה לשמוע אם למשל היית קצר מאוד בזמן. הצג לצופים בפרזנטציה את התועלות המהותיות ביותר, התמקד , היה ספציפי ותכליתי.
אתה לא ממהר…
שים לב, הפרזנטציה אמנם לא צריכה להיות ארוכה אלא בעלת תצוגה ברורה של המסר אך זה לא אומר שאתה צריך להתנהל בחיפזון. היה רגוע, תאמר את דבריך בנחת, בסבלנות, הבהר את הנקודות עד תומן, צור דיאלוג עם המשתתפים, בדוק אם יש הארות או הערות מצידם, והיה קשוב לרצונותיהם. בזכות הצגה סמכותית ומקצועית של הדברים תזכה להזדהות מהירה יותר עם תוכן הדברים.
אנשים עסוקים יעריכו מאוד מישהו שמבין שזמנם יקר.כך פרזנטציה ברורה תכליתית ומרתקת היא המפתח להצלחה בשכנוע קהלים.