מפיקי אירועים אמורים להעביר ללקוח שלהם תמונה ברורה של האירוע אותו הם מתכננים להפיק עבורו. על מנת להעביר את התמונה בצורה ברורה ומקצועית, יש צורך בפרזנטציה איכותית ומוקפדת שתיצור אצל הלקוח תחושה של ביטחון . בעזרת הפרזנטציה הלקוח יקבל תמונה כוללת של האירוע המתוכנן עד לפרטי פרטים כגון : איך יראה האולם, היכן ימוקמו השולחנות והכיסאות, באיזו זווית יונחו זרי הפרחים, איזה מתאבנים יוגשו לאורחים וכו’ .
מעבר לכך, המטרה המשנית של תכנון ובניית פרזנטציה היא לתת ללקוח תחושה שהוא נמצא בידיים טובות ויכול “לישון בשקט בלילה”. פעמים רבות מדובר באירועים גדולים שאמורים להשפיע על חיי הלקוח, כגון חתונה של הבת או הבן או אירוע ייצוגי של חברה שמטרתו לגייס יזמים ומשקיעים חדשים. בשני המקרים שציינתי כדוגמאות יש צורך להציג פרזנטציה איכותית שתענה באופן מלא לדרישות הלקוח.
כל מה שחשוב לדעת לגבי פרזנטציה איכותית
הכנה של כל פרזנטציה טובה דורשת תכנון מקדים, איסוף הידע הרלוונטי ושימוש באמצעים מעוררי עניין כגון סיפורים אישיים, הנפשות וכו’)כדי ליצור עניין אצל המאזין. המטרה היא לסחוף את הלקוח לתוך הפרזנטציה, להעביר לו את המסר השיווקי ואת הצגת תכנית האירוע בצורה המעניינת והמושכת ביותר. התנגדויות שעלולות לצוץ במהלך הפרזנטציה ניתן יהיה להקטין על ידי הבנת מפת העולם הפרטית של אבות טיפוס של לקוחות ואפיון אישיותי מתוך הקשבה ,הכלה ותשאול מקדים. לא פעם מדובר בלקוחות עקשניים המעוניינים בשינויים רבים ומתישים חדשות לבקרים. במקרים כאלו חשוב להקפיד על פרזנטציה אטרקטיבית שתסקור את כל היתרונות בהפקת האירוע. החוכמה היא לגרום ללקוח להתעניין ולהיות מרותק לפרזנטציה, תוך בניית תחושת אמון מלא במפיקי האירועים. המטרה היא לגרום ללקוח להבין דרך הפרזנטציה כי האירוע שהופק עבורו הוא הטוב ביותר שניתן לקבל.
לסיכום, פרזנטציה מעניינת וצבעונית תתרום להעברת המסר הרבה יותר טוב מפירוט יבש של עובדות. על מנת לגרות את יצר הסקרנות של הלקוח ולגרום לו להיות מרותק לפרזנטציה, להרגיש חלק בלתי נפרד ממנה, יש צורך להפעיל יצירתיות. במובן זה מפיק אירועים משול לאדריכל חוויות כשמטרתו היא להציג לפני הלקוח את תכנית האירוע בצורה כזו שישתמע ממנה כי מדובר בהפקה המושלמת, וייחודית עבורו.